Microsoft Office trước Office 2007 sử dụng định dạng file độc quyền OLE Compound File Binary Format.[29] Nghĩa là người dùng khi chia sẻ dữ liệu phải cài đặt nền tảng phần mềm tương tự.[30] Năm 2008, Microsoft làm tài liệu chỉ dẫn các định dạng Office nhị phân miễn phí để tải về và cho phép quyền sáng chế cho việc sử dụng chúng miễn phí dưới Open Specification Promise.[31][32] Trước đó, Microsoft cũng đã cung cấp chỉ dẫn này miễn phí nhưng chỉ khi được yêu cầu.[33]

Từ Office 2007, định dạng mặc định là một phiên bản của Office Open XML, tuy có khác so với bản được được chuẩn hóa và phát hành bởi Tổ chức Ecma Quốc tế và bởi ISO/IEC. Microsoft cấp quyền sáng chế cho công nghệ định dạng với Open Specification Promise[34] và đã làm bộ chuyển đổi có thể tải về miễn phí cho các phiên bản Microsoft Office trước gồm Office 2003, Office XP, Office 2000[35] và Office 2004 cho Mac OS X. Phần mềm bên thứ ba của Office Open XML có trên Windows (LibreOffice, tất cả nền tảng), macOS (iWork '08, LibreOffice) và Linux (LibreOffice và OpenOffice.org 3.0). Ngoài ra, Office 2010, Gói Dịch vụ 2 cho Office 2007 và Office 2016 cho Mac đều hỗ trợ OpenDocument Format (ODF) cho việc mở và xem văn bản.

Microsoft cung cấp khả năng loại bỏ siêu dữ liệu từ văn bản Office. Đây là giải pháp cho các sự cố về thông tin nhạy cảm của một văn bản bị rò rỉ thông qua siêu dữ liệu.[36] Xóa siêu dữ liệu có sẵn từ 2004, khi Microsoft công cụ Remove Hidden Data Add-in for Office 2003/XP cho mục đích này.[37] Nó đã được tích hợp thẳng vào Office 2007 trong tính năng Document Inspector.